Webinar aziendale: cos’è, come funziona e perchè realizzarlo

Il webinar è uno strumento molto utile e conveniente per raggiungere diversi obiettivi di una strategia digitale. Ti consente di offrire contenuti di valore a un pubblico attivo, mostrando l’autorevolezza del tuo business agli occhi dei potenziali clienti.

Un webinar aziendale interessante, ritmato e ben strutturato può dare ottimi risultati in termini di lead generation ed è l’occasione perfetta per fare networking e public relations. Tutto questo senza lasciare la tua scrivania, perché la natura del webinar è quella di essere svolto online, da remoto.

Per organizzare il webinar perfetto occorre prestare attenzione a diversi fattori. Vediamo insieme come prepararne uno che faccia stare i partecipanti incollati allo schermo, e quali accorgimenti adottare perché non si trasformi in una gaffe da dimenticare.

Che cosa si intende per webinar?

La parola webinar deriva dai termini “web” e “seminar”, letteralmente “seminario web”. È un evento online che punta ad approfondire un tema specifico con gli interventi dell’organizzatore e dei relatori, non di rado accompagnati da slide.

I webinar sono spesso gratuiti (così da incentivare nuovi utenti a scoprire il tuo brand) ed è facile partecipare sia da computer che da smartphone. Anche la conduzione avviene da un PC, a cui puoi collegare fotocamere, webcam e microfoni per un risultato più professionale.

Quasi sempre i partecipanti si iscrivono in anticipo, compilando un form o prenotando un biglietto digitale. I webinar si svolgono su piattaforme specifiche, strutturate per accogliere molte persone e consentire l’interazione.

Durante il webinar i relatori condividono esperienze e conoscenze con il pubblico, spingendolo a commentare, fare domande e partecipare attivamente alla conversazione.

Ma perché prendersi l’impegno di organizzare e promuovere un webinar aziendale?

Perché dovresti organizzare un webinar aziendale

Come avrai letto all’inizio, il webinar è un’ottima occasione per presentarti di persona e mostrare competenze acquisite negli anni. Offrire contenuti di qualità mette la tua azienda in ottima luce presso i partecipanti e rafforza l’autorevolezza del brand. 

Se ti piace imparare più ascoltando che leggendo, abbiamo un video su YouTube che affronta il vasto argomento dei webinar nel dettaglio.

Ma torniamo a noi. In qualsiasi settore tu operi, puoi sfruttare un webinar per raccontare i progressi del tuo business, analizzare novità e tendenze del mercato, presentare ricerche e risultati di analisi, spiegare avvenimenti e progetti futuri.

Puoi anche contattare i partecipanti in seguito, chiedere loro se hanno gradito l’evento e invitarli a seguire le pagine social per rimanere in contatto con l’azienda.

Le ragioni però non si fermano alla brand awareness e alla costruzione di un pubblico. Eccone altre.

• Presenta nuovi prodotti. Il webinar può diventare l’evento di lancio di un nuovo prodotto o servizio, in cui risvegli il tuo Steve Jobs interiore e parli con passione delle sue qualità a un pubblico più intimo. 
• Fai networking tenendo conferenze e convegni in forma di un webinar articolato su più ore, con diverse attività. Sarà l’occasione d’oro per incontrare contatti vecchi e nuovi, con cui creare opportunità di business.
• Coinvolgi il pubblico con laboratori e workshop. Un utente coinvolto è un utente interessato. Puoi tenere alta l’attenzione con attività che richiedono l’intervento del gruppo, sfruttando i sempre più numerosi strumenti digitali dedicati.
• Incontra la stampa in occasione di un lancio importante. Puoi accompagnare la classica cartella stampa a un evento di breve durata in cui racconti in prima persona le novità ai giornalisti.
• Rendi più interessanti corsi di formazione e aggiornamento. Il webinar è anche utile  per rendere meno noiosi i momenti obbligatori per il tuo staff. Coinvolgilo in attività di gruppo che faranno volare il tempo.

Anche scegliere la giusta piattaforma può fare la differenza. Ne esistono molte tra cui individuare la più giusta in base ai tuoi bisogni, alla dimensione del pubblico e al tipo di interazioni che vuoi avere con lui.

Quale piattaforma scegliere per il tuo webinar

Una piattaforma molto popolare è Zoom, nota per le videocall. In base alla licenza che scegli per i webinar, puoi ospitare tra i 500 e i 50.000 partecipanti in modalità visualizzazione, che interagiranno tramite la chat o la funzione domande o risposte. Puoi richiedere agli utenti di registrarsi (anche con domande personalizzate) oppure disattivare la funzione e far accedere chiunque tramite link.

Un’alternativa è GoToWebinar, che offre funzionalità di interazione, la possibilità di pre-registrare l’evento e trasmetterlo in seguito e la partecipazione da browser a un massimo di 3.000 partecipanti. Include anche una piattaforma di promozione dei  webinar e assistenza per organizzare l’evento.

Oppure Demio, molto orientato al marketing. Ha una delle interfacce più curate, propone webinar live e on-demand, analisi dei dati, integra strumenti di newslettering, sondaggi, volantini e chat, e non bisogna scaricare nessun software per utilizzarlo. Il suo prezzo varia molto in base alla capacità di pubblico che scegli.

Noi invece utilizziamo e proponiamo StreamYard. Ci piace molto perché consente di streammare su diverse piattaforme, tra cui i social network. In questo modo gli utenti non devono scaricare nessuna app e possono partecipare direttamente dagli ambienti che conoscono.

Su internet trovi elenchi davvero assortiti che raccolgono le piattaforme migliori. Citiamo giusto WebinarNinja, di ottimo aspetto e molto accessibile nei prezzi dei piani base e WebinarJam, se vuoi focalizzarti sulla vendita e hai un pubblico numeroso (fino a 5.000 persone).

Come evitare che il tuo webinar abbia problemi tecnici

Ricordi la webcam o videocamera esterna per migliorare la qualità del video? La resa estetica e tecnica del tuo webinar sono cruciali, perché fanno la differenza tra un evento frustrante per tutti e uno che scorre liscio e piacevole.

Per una solida base tecnica, inizia da questi sette accorgimenti:

1. Utilizza una buona webcam o videocamera per alzare il livello del webinar agli occhi dei partecipanti (e anche dei partner!)
2. Per l’audio non puoi fare a meno di un buon microfono. Quelli da podcast sono ottimi, ma va benissimo anche un lavalier appuntato ai vestiti. 
3. Utilizza sempre le cuffie per evitare spiacevoli ritorni di audio.
4. L’ambiente giusto è silenzioso, luminoso (ma non in controluce), con uno sfondo neutro o accogliente. Chiudi le finestre affacciate su traffico e lavori stradali; avvisa i tuoi vicini o co-worker che stai registrando, per evitare irruzioni e disturbi.
5. La connessione dev’essere stabile, perché crash e scatti prolungati portano via utenti e attenzione. Assicurati che quel giorno tu abbia tutta la banda di cui puoi disporre, meglio ancora se cablata con fibra ottica.
6. Se hai possibilità, incarica il tuo staff di moderare la chat, assistere gli utenti con problemi tecnici e animare la conversazione lanciando video, sondaggi e così via.
7. Controlla batterie e alimentatori! I computer si scaricano molto in fretta durante le videocall. Meglio tenerli collegati alla corrente e avere batterie cariche per ogni dispositivo che fa funzionare la diretta.
   

Ricorda di condividere questo vademecum coi relatori che inviti: anche la loro resa audio-video è fondamentale.

Come scegliere il contenuto del tuo webinar

Il webinar, come molti elementi di una strategia digitale, deve gran parte del suo successo al contenuto. Scegliere il tema non è facile, ma rispettando questi requisiti te la caverai benissimo.

• Un solo tema, specifico. Perché il tuo evento attiri pubblico deve proporre un argomento preciso. Trattandone diversi rischi di renderlo superficiale e poco chiaro. 
• Un tema interessante. Fai una ricerca approfondita sui gusti del tuo pubblico. C’è qualcosa nel tuo ambito che suscita curiosità e che puoi trattare in maniera avvincente? 
• Soluzioni concrete a problemi specifici. Se inviti molte persone a investire il loro tempo per te, saranno felici di ricevere informazioni preziose su qualcosa di utile. Non tergiversare! 
• Scegli un argomento che possa mettere in buona luce la tua azienda, derivato dal tuo lavoro, che conosci bene e sul quale puoi dare un parere autorevole ed esperto. 
• Dibattito e Q&A sono il fulcro della partecipazione a un webinar. Questioni urgenti dell’industria di riferimento, scelte etiche, soluzioni a problemi annosi, confronto su procedure standardizzate ma obsolete: cosa fa scattare la conversazione? 
• Scegli moderatore e relatori con cura: saranno loro a valorizzare il tuo webinar seguendo la scaletta, ponendo domande, parlando in pubblico, esponendo chiaramente i concetti e rendendo interessante l’evento.

Identificare le fasi del webinar

Immagina una scaletta precisa per il webinar, in modo che tutto proceda secondo i piani. Dividi l’evento in cinque fasi, in cui si alternano due figure: il relatore e il conduttore.

1. Accoglienza: il conduttore accoglie gli ospiti, interagisce con loro e attende che arrivino tutti i partecipanti, facendo domande sulle aspettative legate all’evento. Legge ad alta voce le risposte in chat e presenta il relatore. Sullo schermo vediamo e sentiamo solo lui.
   
2. Presentazione: è il momento della relazione vera e propria! Cerca equilibrio tra gli argomenti che esponi e l’interazione con il pubblico, per dare ritmo e vivacità. Puoi avvalerti di diversi strumenti, magari gestiti dai tuoi colleghi: condivisione dello schermo, chat, sondaggi, mini-giochi, wordcloud e così via.
3. Q&A: la fase delle domande del pubblico non deve per forza essere racchiusa in un momento specifico. Step 2 e 3, infatti, funzionano meglio insieme. Chiedi periodicamente se ci sono domande, magari tra un argomento e l’altro.
   
4. Conclusione: il conduttore torna in scena. Tira le somme, annuncia la fine del webinar, saluta, lancia una call to action, ricorda i prossimi appuntamenti. Dopodiché, la diretta ha fine.
   
5. Follow up: ricordi l’importanza di rimanere in contatto con i partecipanti? Dopo il webinar, puoi inviare i contenuti sotto forma di ebook, pdf o slide, per farli sentire ancora parte dell’evento e rinnovare l’invito a partecipare di nuovo. Questo è anche il momento di proporre un questionario di gradimento.

Come promuovere un webinar aziendale

Prima di tutto, però, devi sapere come NON promuovere un webinar aziendale! Lascia perdere le adv dirette con i moduli Facebook. Questo formato trasmette pochissime informazioni, per cui avrai l’impressione di aver generato molti lead che, al momento opportuno, non si faranno vedere al webinar.

Piuttosto, segui questi otto consigli:

1. Crea una landing page. È il modo migliore per raccogliere direttamente le adesioni dei tuoi partecipanti, perché puoi curare le call to action, il modulo di iscrizione, le parole e le immagini con cui invogliare a registrarsi. Se non puoi pubblicare pagine web, Eventbrite andrà benissimo.
2. Inizia a comunicare l’evento un mese prima. Ti serviranno dalle tre alle quattro settimane per raccogliere abbastanza adesioni e annunciare con tutta calma i contenuti del webinar.
3. Parlane ai tuoi contatti! Clienti, indirizzi del CRM (quelli che hanno accettato le comunicazioni di marketing), partner, colleghi. Puoi far inserire ai dipendenti il link al webinar nella loro firma email. Chiunque può essere interessato agli argomenti sarà target perfetto del caro vecchio passaparola.
4. Inserisci il webinar nel piano editoriale delle pagine social. Comunica il webinar con senso di urgenza crescente, man mano che si avvicina la data designata. Durante l’evento non dimenticare di postare storie in diretta e di lanciare un hashtag per tutti i partecipanti.
5. Se hai molto budget, lancia una campagna adv su Meta o LinkedIn almeno due settimane prima. I post sponsorizzati (stando lontani dai moduli Facebook) possono portare molti iscritti con un investimento relativo.
6. L’email marketing è tuo amico. Chi è iscritto alla newsletter è spesso interessato a quello che fai. Ricorda l’appuntamento più volte e incuriosisci con anteprime su contenuti e relatori.
   
7. Manda il link di accesso un giorno prima. Troppo presto e verrà perso, troppo tardi e scoraggerà la partecipazione.
   
8. Invia due reminder a ridosso del webinar. Te ne consigliamo uno la mattina dell’evento e un altro qualche minuto prima dell’inizio.

Conclusioni

Come avrai capito c’è tanto da tenere a mente per organizzare un webinar, ma non farti scoraggiare. Più ne farai, più diventerai competente e rapido. Il risultato di un buon webinar vale la pena di ogni sforzo!

Come facciamo a saperlo? Li organizziamo noi stessi 🙂 Speriamo l’articolo sia quello che cerchi per iniziare e, se hai altre domande, non esitare a scriverci. Abbiamo le risposte a una mail di distanza.