Eventi sostenibili: come e perché organizzare un’attività ad impatto zero

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Nel frizzante mondo degli eventi, c’è una nuova stella in ascesa: gli eventi sostenibili, dove l’eleganza dell’organizzazione si fonde con l’impegno per un pianeta più verde.

Se c’è una cosa che gli eventi di successo hanno in comune, è il loro impatto duraturo sulla memoria e sulle emozioni dei partecipanti. 

Il mercato degli eventi in Italia sta affrontando un’importante ripresa per tornare a raggiungere i livelli pre-pandemici. Infatti, come riporta il “Monitor degli Eventi e della Live Communication in Italia” realizzato da Astra Ricerche per ADC Group, vale ben 678 milioni di euro. Dal campione di ricerca analizzato è emerso anche che le parole chiave del prossimo anno saranno “efficacia” e “sostenibilità”.

Ed è proprio per questo che siamo qui oggi, in un mondo in cui la sostenibilità è diventata una priorità, è fondamentale considerare l’impatto ambientale e sociale anche degli eventi. Fa parte anche della nostra missione come agenzia di consulenza ed in quanto Società Benefit impegnata quotidianamente a fornire servizi e supporto su questi temi.

Tornando al tema dell’articolo, quando parliamo di eventi, non ci riferiamo esclusivamente a quelli rivolti al mondo del business, ma anche a quelli culturali, musicali e sportivi. Avrai sicuramente sentito parlare del famoso tour dei Coldplay ‘Music of the Sphere’. Questo tour, oltre a portare la loro musica in tutto il mondo, ha posto un’enfasi particolare sulla sostenibilità e l’impatto ambientale ridotto.

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L’idea è quella di offrire ai fan un’esperienza coinvolgente e indimenticabile, mantenendo al tempo stesso l’impegno per un futuro più green riducendo le loro emissioni di CO2 del 50%. Altro esempio valido da menzionare invece proveniente da artisti italiani è quello del Tour di Elisa del 2022, nel quale pure si è posta particolare cura al tema ambientale.

Ma cerchiamo di entrare nel vivo e capire cosa sono esattamente e come si organizzano degli eventi sostenibili. Scopriamolo insieme!

Cosa si intende per eventi sostenibili?

Un evento è sostenibile quando “è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita”, concetto riconosciuto dall’UNEP (2009)

Si dà quindi una spinta in più a quello che è un normale evento. Viene introdotto il concetto di coscienza ecologica e sociale mirata a ridurre l’impatto ambientale e a promuovere una responsabilità durante tutte le sue fasi, dalla pianificazione all’esecuzione. Oltre a regalarci momenti di gioia e condivisione, questi eventi portano con  sè quindi un messaggio di cambiamento e responsabilità. Il principale obiettivo è quello di ridurre l’impatto negativo sull’ambiente e sulla società, dando spazio a nuovi modi di organizzare e partecipare.

La pianificazione di un evento sostenibile comporta una serie di obiettivi chiari e ambiziosi. Innanzitutto, c’è il desiderio di ridurre le emissioni di gas serra e l’uso di risorse non rinnovabili. Ma non è tutto: la sensibilizzazione dei partecipanti è di fondamentale importanza, ispirando ad adottare comportamenti più responsabili nella vita quotidiana.

Sponsor, clienti e regolatori si stanno interessando sempre di più alle tematiche ambientali e sociali legate a trasparenza e affidabilità. Proprio per questo gli eventi sostenibili stanno diventando sempre più richiesti e necessari. Realizzare un evento in quest’ottica permette sì la riduzione delle emissioni, ma anche un’importante valorizzazione del territorio oltre che una diffusione di valori importanti per il futuro dell’umanità.

In breve quindi gli eventi sono sostenibili quando presentano un vero e proprio cambiamento nell’organizzazione, pianificazione ed esecuzione. Il divertimento può andare così di pari passo con l’impegno verso il nostro pianeta. Pensate a divertirvi, danzare e connettervi con altre persone in un’ottica più green!

Non siete ancora convinti? Ora scopriamo in sintesi tutti i vantaggi che un evento sostenibile porta con sé. Queste a seguire sono spesso le motivazioni delle realtà che collaborano con noi e vengono da noi supportate per realizzare degli eventi di questo tipo.

Perché organizzare eventi sostenibili?

Vediamo insieme perché abbracciare la sostenibilità nell’organizzazione di eventi può trasformarsi in un successo a lungo termine.

  • Riduce l’impatto ambientale 🌿

Per esempio riducendo il consumo di energia, limitando l’utilizzo di plastica monouso e promuovendo pratiche eco-friendly.

  • Riduce i costi 💰

Con un conseguente risparmio economico a lungo termine. Con l’efficientamento energetico si possono ridurre notevolmente le bollette, con l’acquisto di materiali riutilizzabili si possono ridurre i costi legati all’approvvigionamento.

  • Valorizza il territorio 🌆

Ricorrendo all’utilizzo di prodotti locali (vedi catering / fornitori), KM zero. 

  • Fidelizza e rende trasparente la filiera 🦸 

di stakeholders quali clienti, fornitori e comunità. Il messaggio che l’organizzazione manda è positivo. Tutti i portatori di interesse percepiscono oltre all’esperienza stessa dell’evento, anche un’attenzione alle tematiche ambientali e sociali. Favorendo un maggior engagement futuro, migliore fidelizzazione dei partecipanti e dei clienti, che possono essere più propensi a partecipare a futuri eventi e a supportare l’azienda o l’organizzazione in altre iniziative.

  • Offre un vantaggio  strategico 📈

Oltre ai benefici tangibili, gli eventi sostenibili offrono un vantaggio strategico a lungo termine. Mentre la società si sposta sempre più verso pratiche sostenibili, le aziende e le organizzazioni che si dimostrano leader in questo settore possono avere un vantaggio competitivo nel mercato. Secondo una ricerca del Global Web Index, il 61% della Gen. Millennial si dichiara infatti incline a pagare di più per prodotti sostenibili o eco-friendly, mentre l’80% degli intervistati appartenenti alla Gen. Z ritiene fondamentale l’implementazione da parte dei brand di soluzioni green per i propri prodotti.

In definitiva, utilizzare principi sociali e di sostenibilità all’interno di un evento, oltre a ridurre l’impatto negativo sul pianeta, offre vantaggi economici, reputazionali e strategici che possono fare la differenza nel lungo periodo.

Siamo ora allineati sul PERCHÉ mettere in piedi un evento di questo tipo, ma vi starete probabilmente chiedendo COME sia possibile e quali sono gli step fondamentali da seguire. 

Come calcolare l’impatto del tuo evento

Prima di capire come calcolare l’impatto che il nostro evento ha sull’ambiente, è necessario capire le principali fonti di emissioni.

  • Trasporto 🚗
  • Cibo 🍔
  • Elettricità ⚡
  • Pernottamento 🏨
  • Staff e Catering 🧑‍🍳
  • Smaltimento rifiuti ♻️

Generalmente un evento è composto da una fase di preparazione pre evento, una fase CORE e una post. Sarà utile calcolare l’impatto in ognuna di queste fasi e avere la situazione chiara con dati alla mano. Questi dati possono provenire da fornitori, dati storici o stime basate su fattori di emissione noti. È importante includere tutti i dettagli rilevanti, come il tipo di energia utilizzata, la distanza percorsa dai partecipanti, la quantità di cibo servita e così via. Una volta raccolti i dati, sarà possibile utilizzare strumenti e calcolatori online specifici per calcolare le emissioni di CO2.

Successivamente, con i dati alla mano,si potranno identificare le opportunità di riduzione delle emissioni, utilizzando ad esempio energia rinnovabile, promuovendo il carpooling o l’utilizzo dei mezzi pubblici per i partecipanti, riducendo gli sprechi alimentari o utilizzando materiali riciclabili.

Come ben sappiamo, è molto complesso ridurre a zero le emissioni nonostante tutte le sopracitate pratiche. Le emissioni calcolate rimanenti, possono essere però compensate attraverso progetti di carbon offset

Fortunatamente la Carbon Footprint Italy (il programme operator italiano di carbon management) ha recentemente dato un grande contributo per misurare l’impatto sul cambiamento climatico degli eventi. Il 14 febbraio 2023 è stata pubblicata la PCR EVENTS che così cita: 

“Il documento delinea i requisiti e le linee guida da seguire per la valutazione dell’impatto sul cambiamento climatico degli eventi, e la dichiarazione di tale performance attraverso una Carbon Footprint di prodotto. Questa PCR comprende l’organizzazione e la gestione degli eventi, includendo tutte le possibili tipologie di eventi, indipendentemente dalle dimensioni, dal luogo e dalla durata, in conformità con lo standard internazionale di riferimento ISO 14067.”

Grazie a questo set di regole abbiamo a disposizione una metodologia scientifica e standard per misurare le emissioni di CO2. Le PCR eventi, Product Category Rules, utilizzano un approccio cosiddetto “cradle to grave” che letteralmente significa dalla culla alla tomba.  Sì, è un po’ cringe forse come si direbbe oggi, ma ciò identifica esattamente il ciclo di vita dell’evento in questo caso. Il ciclo di vita del prodotto (l’evento) viene così suddiviso in 3 fasi, durante le quali vengono individuati vari processi, sottoelencati:

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Abbiamo finalmente dato un quadro più chiaro a cosa sono gli eventi sostenibili. 

C’è ancora un tassello mancante. Perché si possa formalizzare il vostro impegno nel creare un evento sostenibile c’è bisogno di un certificazione.

Certificazione green per il tuo evento

L’International Organisation Standard (ISO) project committee nel 2012 ha sviluppato la certificazione per gli eventi sostenibili: ISO 20121:2012 “sustainability in event management”, nata dopo lo standard BS8901. 

Molto semplicemente, si tratta della certificazione che specifica i requisiti che servono per lo sviluppo e l’implementazione della gestione degli eventi sostenibili di qualsiasi portata, pubblico o privato, per contribuire alle 3 dimensioni della sostenibilità: economica, ambientale e sociale. 

Un fattore importante di questa certificazione è che è stata sviluppata da esperti e rappresentanti del settore a livello internazionale, si parla di più di 30 paesi contribuenti, e fornisce soluzioni ad hoc a livello globale – “Developed by the event industry for the event industry.” Si parla quindi un linguaggio universale adatto a tutti gli eventi in qualsiasi parte del mondo. Utilizzare un framework riconosciuto a livello globale, permette di dimostrare trasparenza e fiducia agli stakeholders. 

La norma ISO è ulteriormente affidabile perchè utilizza il comprovato approccio del PLAN, DO, CHECK, ACT. Tramite questa metodologia l’evento viene interamente certificato, tramite tutte le fasi di vita del ciclo di gestione. 

La certificazione ha una durata pari a 3 anni ed è annualmente sottoposta ad un audit. 

Prima di ottenere la certificazione, chi ne fa richiesta verrà sottoposto a 2 stage di audit durante i quali verranno prima raccolte le informazioni e la documentazione del sistema di gestione da certificare e successivamente verrà analizzata la reale applicazione delle norme. 

Superati gli audit, verrà fatta domanda all’ente certificatore per l’emissione del certificato.

Curiosità 💡

Il primo evento ad essere stato certificato con la ISO 20121 sono state le Olimpiadi di Londra nel 2012.  

Il responsabile della sostenibilità dei giochi olimpici e paraolimpici di Londra ha detto: “Londra 2012 è orgogliosa di essere stata il catalizzatore della ISO 20121. Si tratta di un’eredità che ha il potenziale di trasformare il modo in cui gli eventi di tutto il mondo considerano il loro impatto economico, ambientale e sociale”.

Il primo evento Italiano ad aver ottenuto la certificazione è invece l’Expo di Milano del 2015. Oltre a ciò è stato anche il secondo evento italiano a pubblicare il rapporto di sostenibilità in accordo con le linee guida GRI-G4 

E se siamo arrivati fin qui, è chiaro a tutti che l’industria degli eventi non può rimanere indietro. Ma deve anch’essa compiere grandi passi per rimanere in linea con le grandi aspettative del giorno d’oggi. E’ ciò che gli stessi cittadini chiedono sempre di più, come da statistiche e dati che abbiamo riportato.

E proprio qui entra in scena la certificazione ISO 20121:2012 “Sustainability in Event Management”. Questo standard non è solo un insieme di linee guida; è un passo tangibile verso la creazione di eventi che siano più di semplici occasioni, ma piuttosto catalizzatori di cambiamento positivo. L’adozione di ISO 20121:2012 non è solo un impegno verso l’ambiente, ma anche verso la comunità e l’economia. Essa richiede uno sguardo attento a ogni aspetto dell’organizzazione di un evento, dall’uso efficiente delle risorse all’ottimizzazione dei processi.

Se sei interessato e desideri approfondire, a questo link troverai una brochure gratuita messa a disposizione dall’organo certificatore ISO sulla certificazione 20121:2012.

5 cose da fare per rendere il tuo evento sostenibile.

Nel tumulto dell’organizzazione degli eventi, c’è un’opportunità affascinante che possiamo cogliere: quella di abbracciare la sostenibilità. 

Non stiamo solamente parlando della classica ‘E’ di environment, e quindi di protezione del nostro ambiente, ma anche ad aspetti di sviluppo economico ed eguaglianza sociale. Coniugare questi 3 pilastri non è sempre facile, ma vediamo insieme 5 cose da fare per rendere il tuo evento sostenibile.

E ricordati di affidarti sempre a dei professionisti, la tematica in questione non è banale e va personalizzata e sviluppata da chi è competente in materia secondo i passi adeguati. Come abbiamo condiviso i cittadini sono sempre più sensibili a queste tematiche e non fare le cose correttamente potrebbe persino trasformarsi in un boomerang a livello comunicativo (vedi la tematica del greenwashing ad es.).

Tornando a noi, ecco i 5 principali consigli e passi da seguire.

  • Pianificazione dettagliata 🔭

Cominciamo dalla pianificazione. Ogni dettaglio, dalla scelta del luogo all’uso dei materiali, deve essere pensato attentamente per ridurre l’impatto ambientale. Scegliamo materiali riciclabili e riduciamo al minimo i rifiuti. Dall’allestimento agli omaggi, ogni elemento può essere scelto in modo responsabile. Ricordiamoci che a volte ”less is more”.

  • Coinvolgimento della comunità 🏙️

Collaborare con fornitori locali e organizzazioni non profit può dare un senso di appartenenza valorizzando il proprio territorio e portando benefici ai produttori locali.

Contatta i fornitori presenti nella tua zona, fai una lista e scegli quelli più ecosostenibili (prediligi se possibile certificazioni dedicate e/o valuta la filiera e i materiali).

  • Gestione dei trasporti 🚎

I partecipanti all’evento dovranno essere “spinti” ad utilizzare mezzi di trasporto pubblico o mezzi che utilizzano fonti di energia rinnovabile. Se ciò non è possibile, puoi comunque promuovere la condivisione di mezzi privati (car pooling). 

  • Certificare il tuo evento 🧾

È una mossa che richiede più tempo e impegno, ma di sicuro ne varrà la pena. 

Ottenere la certificazione ISO 20121 come discusso prima è una valida opzione ma non immediata.

  • Trasparenza e comunicazione 🗨️

Usiamo l’evento stesso come piattaforma per sensibilizzare i partecipanti sui temi della sostenibilità e ispirarli a portare questi valori nella loro vita quotidiana.

Mostrare chiaramente il percorso intrapreso verso la sostenibilità non solo dimostra l’impegno, ma invita anche i partecipanti a unirsi a questa missione condivisa.

E poi c’è la comunicazione, il “battito cardiaco” dell’evento sostenibile. È essenziale comunicare tutte le azioni intraprese in modo efficace così da dare credibilità all’organizzatore e creare un legame con i partecipanti. 

Prima di Salutarci

Ora che hai una visione più chiara riguardo agli eventi sostenibili e stai pensando di approcciarti a questo mondo, sei potenzialmente pronto e noi possiamo aiutarti con i nostri professionisti a muovere i primi passi verso la sostenibilità della tua organizzazione.

Possiamo farlo tramite i nostri servizi dedicati che misurano e migliorano l’impatto delle aziende, supportandole nella definizione di un piano di gestione e implementazione del loro impatto ambientale. Grazie alle nostre competenze e alla nostra rete di professionisti, siamo in grado di individuare le azioni più efficaci per accompagnare l’azienda infatti verso il Net Zero.

Se sei interessato/a, contattaci e fisseremo un primo incontro gratuito e senza impegno dedicato per conoscerci meglio ed ascoltare i tuoi obiettivi.

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