Termini e condizioni

Le presenti Condizioni Generali disciplinano i rapporti tra Merakyn SRL Benefit, le società collegate del Gruppo Beyond Ventures, inclusa Nexus Consulting LTD, e il Cliente che sottoscrive una proposta commerciale, un preventivo, un accordo di collaborazione o usufruisce dei servizi offerti.

L’accettazione di una proposta economica, di un ordine, di un contratto o l’avvio delle attività comporta l’accettazione integrale delle presenti condizioni.

Articolo

DESCRIZIONE

Art. 1 – Definizioni

Ai fini del presente documento si intende per:

Merakyn: Merakyn SRL Benefit e/o eventuali società del Gruppo Beyond Ventures coinvolte nell’erogazione dei servizi.

Cliente: il soggetto che acquista o richiede i servizi.

Servizi: tutte le attività di consulenza, marketing, comunicazione, formazione, sviluppo software, sviluppo web, intelligenza artificiale, finanza agevolata, fundraising, lead generation, project management, ricerca, design, branding, supporto operativo e ogni altra attività prevista dalla proposta commerciale.

Proposta Commerciale: il documento che definisce attività, costi, tempistiche e modalità operative della specifica collaborazione

Art. 2 – Oggetto della collaborazione

Merakyn fornisce servizi professionali e consulenziali secondo quanto indicato nella proposta commerciale approvata dal Cliente.

Le attività potranno essere svolte:

  • direttamente da Merakyn;
  • tramite dipendenti;
  • tramite collaboratori;
  • tramite consulenti esterni;
  • tramite partner qualificati;
  • tramite società partecipate o controllate appartenenti al Gruppo Beyond Ventures.

Merakyn resta responsabile del coordinamento generale delle attività affidate.

Art. 3 – Natura delle obbligazioni

I servizi erogati da Merakyn costituiscono obbligazioni di mezzi e non di risultato.

Salvo diversa indicazione espressamente riportata per iscritto:

  • non vengono garantiti risultati economici;
  • non vengono garantiti risultati commerciali;
  • non vengono garantiti livelli di fatturato;
  • non vengono garantiti finanziamenti;
  • non viene garantita l’approvazione di bandi;
  • non vengono garantiti investimenti;
  • non vengono garantiti risultati SEO;
  • non vengono garantiti risultati pubblicitari;
  • non vengono garantiti risultati di lead generation;
  • non vengono garantiti risultati reputazionali.

Merakyn si impegna ad operare con professionalità, diligenza e competenza professionale.

Art. 4 – Avvio delle attività

Le attività iniziano:

  • alla sottoscrizione della proposta commerciale;
  • oppure alla ricezione dell’acconto previsto;
  • oppure alla ricezione di una conferma scritta del Cliente.

Merakyn si riserva il diritto di non avviare le attività fino alla ricezione della documentazione o dei pagamenti concordati.

Art. 5 – Referenti e collaborazione del Cliente

Il Cliente si impegna a nominare uno o più referenti dotati di adeguata autonomia decisionale.

Il Cliente si impegna a:

  • fornire materiali;
  • fornire accessi;
  • fornire informazioni;
  • fornire feedback;
  • fornire approvazioni;

nei tempi richiesti.  Eventuali ritardi del Cliente non potranno essere imputati a Merakyn.

Il Cliente si impegna a fornire feedback, approvazioni, materiali e informazioni entro 5 giorni lavorativi dalla richiesta. Eventuali ritardi potranno comportare lo slittamento delle tempistiche progettuali senza responsabilità per Merakyn.

Art. 5-bis – Modalità operative e gestione delle esclusioni

Per garantire efficienza, tracciabilità e sostenibilità operativa, Merakyn svolge le attività mediante processi standardizzati, automazioni ed elaborazioni aggregate.

Eventuali contatti, aziende, domini o categorie che il Cliente intende escludere dalle attività dovranno essere comunicati attraverso liste strutturate e consolidate, nei formati e con le modalità indicate da Merakyn. Tali informazioni potranno essere gestite mediante blacklist, liste di esclusione o elaborazioni periodiche in batch.

Salvo diverso accordo scritto, non sono comprese nel servizio lavorazioni manuali puntuali o interventi ricorrenti su singoli contatti richiesti dal Cliente. Tali richieste potranno essere valutate come attività extra e comportare una revisione delle tempistiche o dei corrispettivi.

Restano escluse da questa limitazione le richieste di opposizione, cancellazione o esclusione formulate direttamente dagli interessati, che saranno gestite nel rispetto della normativa applicabile e delle funzionalità rese disponibili dalle piattaforme utilizzate.

 

Art. 6 – Tempistiche

Le tempistiche indicate da Merakyn hanno carattere stimato.

Le tempistiche non includono:

  • ritardi del Cliente;
  • ritardi nella fornitura dei materiali;
  • ritardi nelle approvazioni;
  • ritardi nei feedback;
  • ritardi dovuti a fornitori terzi;
  • ritardi dovuti a piattaforme esterne;
  • ritardi causati da eventi non controllabili da Merakyn.

Qualora il Cliente non renda disponibili risorse o materiali necessari, Merakyn potrà ridefinire:

  • il piano di lavoro;
  • il calendario delle attività;
  • le priorità operative;

mantenendo invariati i corrispettivi economici concordati.

Art. 7 – Revisioni e rework

Salvo diversa previsione nella proposta commerciale, ogni elaborato include fino a due cicli di revisione.
Sono considerati rework:

  • modifiche successive all’approvazione;
  • cambi di strategia;
  • richieste fuori brief;
  • modifiche sostanziali rispetto alle indicazioni iniziali.

Eventuali revisioni aggiuntive potranno essere preventivate separatamente.

Qualora l’allungamento delle attività determini un impegno significativamente superiore rispetto a quanto inizialmente previsto, Merakyn potrà proporre una revisione economica dell’accordo.

Art. 8 – Comunicazioni ufficiali

L’e-mail costituisce il principale strumento ufficiale di comunicazione.
WhatsApp, SMS, LinkedIn, Telegram o altri strumenti di messaggistica non costituiscono canale ufficiale salvo conferma tramite e-mail.
Le comunicazioni inviate agli indirizzi e-mail comunicati dalle parti si considerano ricevute.

Art. 9 – Riunioni e registrazioni

Le attività si svolgono prevalentemente tramite video-call / online in orario 9-18 durante i giorni feriali, a meno di accordi diversi concordati preventivamente.

Merakyn può registrare call, meeting, workshop e sessioni operative per finalità:

  • organizzative;
  • formative;
  • di qualità del servizio;
  • di documentazione interna.

Le registrazioni restano riservate e sono utilizzate esclusivamente nell’ambito della collaborazione.

Art. 10 – Corrispettivi e fatturazione

I corrispettivi sono definiti nella proposta commerciale.
Le offerte economiche hanno validità di 14 giorni salvo diversa indicazione.
La fatturazione potrà essere effettuata da:

  • Merakyn SRL Benefit;
  • Nexus Consulting LTD;
  • altre società del Gruppo Beyond Ventures coinvolte nell’erogazione del servizio.
Art. 11 – Pagamenti

I pagamenti devono essere effettuati entro le scadenze indicate in fattura.
Merakyn non opera in regime di concessione di credito commerciale.

In caso di ritardo superiore a 30 giorni:

  • potranno essere sospese le attività;
  • potranno essere sospese le consegne;
  • potranno essere sospesi gli accessi ai materiali.

Decorrono inoltre interessi di mora pari all’1% mensile sugli importi scaduti.

Art. 12 – Recupero crediti e risoluzione

In caso di mancato pagamento protratto oltre 60 giorni dalla scadenza prevista:

  • Merakyn potrà risolvere il contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c.;
  • potrà affidare il recupero del credito a professionisti specializzati;
  • potrà affidare il recupero a studi legali;
  • potrà richiedere il rimborso delle spese sostenute nei limiti consentiti dalla legge.

La sospensione delle attività non costituisce inadempimento contrattuale.

Art. 13 – Proprietà intellettuale

Tutti gli elaborati realizzati nell’ambito della collaborazione restano di proprietà di Merakyn fino all’integrale pagamento di quanto dovuto.

Fino al saldo:

  • il Cliente non acquisisce alcun diritto definitivo;
  • Merakyn può sospendere la consegna degli elaborati;
  • Merakyn può sospendere l’utilizzo dei materiali prodotti.

Il trasferimento dei diritti avviene esclusivamente a seguito del saldo completo.

Art. 14 – Know-how e metodologie Merakyn

Restano in ogni caso di esclusiva proprietà di Merakyn:

  • framework;
  • procedure;
  • metodologie;
  • modelli;
  • template;
  • automazioni;
  • prompt;
  • workflow;
  • sistemi organizzativi;
  • documentazione interna;
  • know-how professionale.

L’utilizzo di tali elementi nell’ambito del progetto non comporta alcuna cessione degli stessi.

Art. 15 – Materiali forniti dal Cliente

Il Cliente garantisce di possedere tutti i diritti necessari all’utilizzo dei materiali forniti.

Merakyn non è responsabile di eventuali violazioni di copyright, marchi, diritti d’autore o altri diritti di terzi derivanti dai materiali forniti dal Cliente.

Il Cliente manleva Merakyn da qualsiasi contestazione derivante dall’utilizzo di tali materiali.

Art. 16 – Approvazioni e pubblicazioni

I materiali sottoposti all’approvazione del Cliente si considerano approvati se non vengono ricevute osservazioni entro 5 giorni lavorativi.

Qualora contenuti, campagne, documenti o materiali siano stati condivisi e approvati dal Cliente, Merakyn non potrà essere ritenuta responsabile per eventuali contestazioni successive relative ai contenuti approvati.

Decorso tale termine, il deliverable si intende definitivamente approvato e accettato dal Cliente. Eventuali richieste successive di modifica, integrazione o revisione saranno considerate attività extra e potranno essere oggetto di separata quotazione.

Art. 17 – Accessi e sicurezza

La responsabilità della gestione degli accessi resta in capo al Cliente.
Alla conclusione della collaborazione il Cliente dovrà procedere autonomamente alla revoca degli accessi concessi a Merakyn o tramite relativa richiesta di procedere in tal senso.

Merakyn non risponde di:

  • accessi non revocati;
  • utenze dimenticate attive;
  • configurazioni non aggiornate;
  • utilizzi impropri effettuati da terzi.
Art. 18 – Utilizzo di piattaforme terze

Merakyn utilizza strumenti e piattaforme di soggetti terzi.
A titolo esemplificativo:

  • Google;
  • Meta;
  • LinkedIn;
  • Microsoft;
  • OpenAI;
  • Anthropic;
  • HubSpot;
  • strumenti SaaS;
  • hosting provider.

Merakyn non è responsabile di:

  • malfunzionamenti;
  • modifiche;
  • limitazioni;
  • sospensioni;
  • variazioni di policy;

operate da tali soggetti.
Eventuali cambiamenti significativi potranno comportare una revisione delle modalità operative o delle condizioni economiche.

Art. 19 – Intelligenza artificiale e automazioni

Merakyn potrà utilizzare strumenti di Intelligenza Artificiale, automazione e machine learning per migliorare efficienza e qualità dei servizi.

L’utilizzo di tali strumenti non modifica la responsabilità professionale di Merakyn.

Art. 20 – Costi esterni e ADV

Eventuali costi sostenuti da Merakyn per conto del Cliente potranno essere rifatturati.
A titolo esemplificativo:

  • budget pubblicitari;
  • software;
  • hosting;
  • domini;
  • strumenti SaaS;
  • consulenze specialistiche;
  • servizi terzi.

Per la gestione amministrativa e finanziaria di tali costi sarà applicata una fee pari ad almeno il 20% dell’importo sostenuto.

Art. 21 – Attività extra

Le attività previste dalla proposta commerciale rappresentano il perimetro dell’incarico.

Qualsiasi attività aggiuntiva, modifica sostanziale o richiesta non prevista potrà essere oggetto di nuovo preventivo.

Non sono previste ulteriori spese oltre a quelle indicate nella proposta commerciale salvo preventiva approvazione del Cliente.

Art. 22 – Riservatezza

Le parti si impegnano a mantenere riservate le informazioni acquisite durante la collaborazione.

L’obbligo di riservatezza permane per tre anni successivi alla conclusione del rapporto.

Art. 23 – Privacy

I dati personali saranno trattati nel rispetto della normativa vigente.

Le parti operano quali autonomi titolari del trattamento salvo diverso accordo scritto.

Art. 24 – Portfolio e referenze

Salvo diverso accordo scritto, Merakyn potrà indicare il Cliente tra le proprie referenze e utilizzare il nome, il logo, una descrizione sintetica delle attività svolte, immagini pubbliche del progetto e case history nei propri materiali commerciali, di marketing e comunicazione.

In particolare Merakyn potrà:

  • indicare il Cliente tra le proprie referenze;
  • utilizzare il logo del Cliente;
  • utilizzare case history;
  • utilizzare descrizioni sintetiche del progetto;
  • utilizzare immagini e materiali pubblici del progetto.

Qualora il Cliente richieda espressamente che il progetto, il proprio nome, il proprio logo o qualsiasi riferimento alla collaborazione non vengano utilizzati da Merakyn per finalità di portfolio, referenza commerciale, case history o comunicazione, sarà applicata una No Portfolio Fee pari al 5% del valore complessivo dell’accordo economico, a compensazione della rinuncia al valore reputazionale e commerciale derivante dalla possibilità di presentare il progetto tra le referenze aziendali.

La No Portfolio Fee dovrà essere concordata prima dell’avvio delle attività e sarà indicata nella proposta commerciale o nella relativa fattura.

Art. 25 – Rinnovi automatici

Per garantire la continuità operativa dei servizi digitali, Merakyn potrà procedere al rinnovo automatico di:

  • hosting;
  • domini;
  • plugin;
  • licenze;
  • servizi cloud;
  • software.

Le relative fatture saranno comunicate via e-mail.

La disdetta dovrà essere comunicata almeno 90 giorni prima della scadenza.

Art. 26 – Sospensione e riattivazione dei progetti

Qualora il Cliente sospenda il progetto per oltre 60 giorni consecutivi, Merakyn potrà:

  • considerare conclusa la fase operativa in corso;
  • ridefinire disponibilità e priorità;
  • ridefinire tempi e condizioni economiche in caso di riattivazione.

Qualora il Cliente non fornisca materiali, feedback, approvazioni o altre informazioni necessarie per oltre 60 giorni consecutivi, Merakyn potrà sospendere il progetto, ridefinire disponibilità e priorità operative e procedere alla fatturazione delle attività previste secondo quanto indicato nella proposta commerciale.

Art. 26-bis – Recesso anticipato del Cliente

Qualora il Cliente receda unilateralmente da un progetto già avviato, restano dovuti i corrispettivi maturati fino alla data del recesso.

Le somme eventualmente già versate e riferite ad attività non ancora erogate saranno rimborsate al netto di una quota pari al 30% a titolo di indennizzo per pianificazione, allocazione delle risorse e capacità produttiva riservata.

Tale previsione non si applica in caso di grave inadempimento imputabile a Merakyn.

Art. 27 – Fine della collaborazione

Alla conclusione della collaborazione cessano tutti gli obblighi di Merakyn relativi alle attività oggetto dell’incarico.

Qualsiasi nuova richiesta dovrà essere oggetto di nuovo accordo commerciale.

Salvo diversa indicazione nella proposta commerciale, eventuali richieste di assistenza, supporto, modifiche, aggiornamenti o chiarimenti successivi alla conclusione delle attività saranno considerate attività extra e potranno essere preventivate separatamente.

Art. 28 – Limitazione di responsabilità

In nessun caso Merakyn potrà essere responsabile per:

  • danni indiretti;
  • perdita di profitto;
  • perdita di opportunità commerciali;
  • perdita di dati;
  • mancati guadagni;
  • mancata aggiudicazione di bandi;
  • mancato ottenimento di investimenti;
  • mancati risultati commerciali.

La responsabilità complessiva di Merakyn non potrà superare gli importi effettivamente corrisposti dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento contestato.

Sono in ogni caso esclusi danni indiretti, consequenziali, reputazionali, perdita di chance, perdita di opportunità commerciali, perdita di profitto futuro, interruzione dell’attività aziendale e qualsiasi danno non direttamente imputabile a dolo o colpa grave di Merakyn.

Art. 29 – Clausola di salvaguardia

L’eventuale invalidità o inefficacia di una disposizione delle presenti condizioni non comporta l’invalidità delle restanti clausole.

Art. 29-bis – Non Solicitation

Per tutta la durata della collaborazione e per i 12 mesi successivi alla sua cessazione, il Cliente si impegna a non assumere, ingaggiare direttamente o indirettamente, o collaborare in qualsiasi forma con dipendenti, collaboratori, consulenti o partner operativi di Merakyn coinvolti nell’esecuzione dei servizi, salvo previo accordo scritto tra le Parti.

In caso di violazione della presente clausola, il Cliente sarà tenuto a corrispondere a Merakyn una penale pari al 20% del valore economico stimato della collaborazione diretta instaurata con il soggetto coinvolto nei primi 12 mesi, con un importo minimo di €3.000, salvo il risarcimento dell’eventuale maggior danno.

Art. 31 – Rinvio

Per quanto non espressamente previsto dalle presenti condizioni si applicano la normativa italiana vigente, i Termini e Condizioni pubblicati sul sito di Merakyn e gli eventuali accordi specifici sottoscritti tra le parti.